دستگاه حضور و غیاب را می توان یک دستگاهی دانست که جزو جدایی ناپذیر از متعلقات شرکتها ، کارخانه و کارگاهها دانست.
یک مجموعه ای که تعدادی کارمند و کارگر دارد جهت کنترل ورود و خروج اعضای مجموعه اش نیاز به سیستم مکانیزه ای دارد که هم از کنترل آن آسان شود و هم جلوی خطاهای احتمالی گرفته شود.
حال شناسایی افرادی که مجوز ورودی دارند به چند طریق انجام می گیرید که مرسوم ترین آن شناسایی از طریق کارت و یا اثر انگشت است. البته سیستمهای جدید دیگر نیاز معرفی کارت یا صرف وقت جهت شناساندن از طریق اثر انگشت ندارد و با کار گذاشتن دوربین در ورودی شرکت به سرعت و دقت زیاد شناسایی افراد انجام می پذیرد.
تفاوت دستگاههای کارتخوان معمولی با دستگاههای حضور و غیاب در این است که مطمئنا دستگاه حضور و غیاب قابلیت گزارشگیری از افرادی که ورود و خروج نموده اند به وسیله شبکه و یا فلش مموری وجود خواهد داشت و می توان بر این مورد نظارت نمود. اما دستگاههای کارتخوان و کدینگ معمولی می توانند ساده بوده و هیچ خروجی ای نداشته باشند.
اما قابلیت بسیار خوب این دستگاه که به واسطه اتصال این دستگاه به شبکه داخلی شرکتها انجام می شود ، قابلیت اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد می باشد که حقوق کارمندان و کارگران یک مجموعه بزرگ و کوچک را می تواند در کثری از ثانیه انجام دهد. سابقا این کار بسیار زمان بر و غیر دقیق بود ، اما به لطف دستگاه حضور و غیاب این امر بسیار دقیق انجام می پذیرد.
کنترل سریع ورود و خروج افراد یک مجموعه
صرف هزینه پایین در کنترل ورود و خروج و دقت در جزئیات
قابلیت پشتیبان گیری از سابقه ورود و خروج و آرشیو کردن سوابق
قابلیت اتصال به شبکه جهت سازگاری با نر افزارهای حقوق و دستمزد
