دستگاه حضور و غیاب
کاربرد دستگاه حضور و غیاب
قبل از آشنایی با دستگاه حضور و غیاب بهتر است بدانیم که با گسترش نیروی انسانی ادارات و شرکتها، دیگر سیستم های دستی قادر به جوابگویی ورود و خروج کارمندان یا به طور کل نیروی انسانی آنها نبود. از این رو در ابتدا سیستم کارت زنی شکل گرفت و در ادامه دستگاه های حضور و غیاب با اندازه کوچکشان توانستند بسیاری از کارهای بزرگ را انجام دهند که در ادامه آنها را مرور می کنیم.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب در شرکت ها
استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای شرکتها دارای مزایا و اهمیت‌های بسیاری است که عبارتند از:
- دقت و صحت بیشتر: دستگاه حضور و غیاب به دقت بالایی اطلاعات حاضری و غیابی کارکنان را ثبت میکند، که از تقلب در ثبت حضور و غیاب جلوگیری میکند و دقت و صحت بیشتری در محاسبه حقوق و مزایای کارکنان فراهم میکند.
- افزایش بهره‌وری: با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، مدیران قادرند به طور دقیق تر از فعالیت‌ها و زمان‌های حضور و غیاب کارکنان آگاه شوند و با مدیریت بهتر زمان، بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.
- کاهش هزینه‌ها: استفاده از دستگاه حضور و غیاب به شرکتها کمک میکند تا هزینه‌های مربوط به اشتباهات در محاسبه حقوق و مزایا، پرداخت اضافه ساعت کاری و هزینه‌های مربوط به کنترل دستی حضور و غیاب را کاهش دهند.
- بهبود مدیریت منابع انسانی: دستگاه حضور و غیاب به مدیران کمک میکند تا بهترین استراتژی‌ها را برای مدیریت منابع انسانی اعمال کنند و برنامه‌ریزی منابع انسانی را بهبود بخشند.
- افزایش امنیت: با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، شرکتها قادرند به راحتی دسترسی به اطلاعات حاضری و غیابی کارکنان را داشته باشند و در صورت لزوم، اقدامات امنیتی مناسب را انجام دهند.
- ارتقای نظم و انضباط: استفاده از دستگاه حضور و غیاب به کارکنان پیام می‌دهد که شرکت از نظم و انضباط در محل کار پیروی میکند و این موجب ارتقای نظم و انضباط در سازمان می‌شود.
به طور کلی، استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای شرکتها بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش امنیت و نظم را به همراه دارد.
شناسایی افراد در کثری از ثانیه
مهمترین وظیفه دستگاه حضور و غیاب شناسایی سریع و درست افراد است. این دستگاه ها به واسطه سنسور های قدرتمند شناسایی اثر انگشت یا تشخیص چهره ای که دارند این کار را در سریعترین زمان انجام می دهند.
مطابقت هویت واقعی کارمندان
در گذشته نه چندان دور، می بایست در قسمت ورودی یک ناظر استخدام میشد تا از صحت ورود افراد مطمئن می شدند. بسیار پیش می آمد که همکاران برای هم کارت میزدند و یا دیر تر از زمان واقعی زمان خروج ثبت می شد. در سیستم حضور و غیاب کنونی این معظلات به صورت کلی حل شده است.
محاسبه لحظه ای و گزارش گیری پیشرفته ورود و خروج
یکی دیگر از مزایای دستگاه حضور و غیاب محاسبه لحظه ای زمان کارکرد پرسنل و همچنین گزارش گیری مفصل و کلی اطلاعات ورود و خروج هر یک از کارمندان است که به واسطه نرم افزار دستگاه حضور و غیاب انجام می پذیرد.
محاسبه سریع حقوق و دستمزد
حال با توجه به زمان کارکرد افراد که در پاراگراف بالا توضیح داده شده است، کافی است حقوق ساعتی هر فرد مشخص شود تا نرم افزار دستگاه حضور و غیاب بتواند تمامی حق و حقوق ماهانه کارمندان را به همراه، اضافه کاری و کسورات محاسبه نماید و در قالب یک فیش حقوقی، آماده چاپ نماید.
انواع دستگاه حضور و غیاب
این دستگاه ها با توجه به قیمتشان هر کدام روشی را جهت شناسایی هویت پرسنل استفاده میکنند. که همانطور که گفته شد، قیمت در نوع سنسور استفاده شده برای تشخیص، بسیار حائز اهمیت است.
دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی
این نوع دستگاه ها در رده ارزان ترین حضور و غیاب های بازار هستند که صرفا کارکنان را به وسیله کارت یا اثر انگشت شناسایی می نمایند. با این حال در بین هکن دستگاهها نیز اختلاف قیمت وجود دارد که به علت نوع سنسور تشخیص اثر انگشت کار شده در آن است.
مزایا حضور و غیاب اثر انگشتی
- سرعت پردازش به نسبت سریع ( زیر 1 ثانیه)
- عدم شناسایی اتفاقی پرسنل
- قیمت معقول و اقتصادی
- کارکرد مناسب برای ادارات کوچک تا بزرگ
- پشتیبانی از نرم افزار های حقوق و دستمزد
معایب
- عدم تشخیص اثر انگشت برخی از افراد که اثر انگشت ضعیفی دارند
دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره
به طور کلی می توان تمامی دستگاه های تشخیص چهره را جزو محصولات گران قیمت حضور و غیاب دانست. دستگاه های تشخیص چهره با توجه به الگوی شناسایی که دارند، پرسنل را در کسری از ثانیه شناخته و قادر اند ورود و خروج آنها را ثبت کنند. این قدرت شناسایی به قدری دقیق و سریع است که امکان شناسایی اتفاقی ورود و خروج را پیش می آورد. چرا که اگر دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره داخل مجموعه نصب شود و افراد از جلو آن رد شوند، امکان ثبت دوباره با چهره پرسنل بالاست.
مزایا سیستم های حضور غیاب تشخیص چهره
- سرعت پردازش بسیار بالا
- عدم نیاز به لمس فیزیکی دستگاه
- بهداشتی بودن این سیستم به دلیل عدم لمس
- مناسب برای شرکتهای بزرگ و متوسط
- پشتیبانی از نرم افزار حقوق و دستمزد پیشرفته
معایب:
- قیمت به مراتب بالاتر به نسبت دیگر دستگاه ها
- احتمال شناسایی اتفاقی پرسنل
دستگاه حضور و غیاب آنلاین
به تازگی یک سری دستگاه های حضور و غیاب آنلاین معرفی شده اند که هیچ سنسور شناسایی فردی روی آنها نیست و روش شناسایی این نوع دستگاه ها از طریق تلفن همراه هوشمند می باشد.
روش کار به این صورت است که یک قطعه کوچک در مسیر ورودی پرسنل قرار میگیرد و فرد پس از نزدیک شدن به این قطعه، وارد اپلیکیشن خاص آن شده و درخواست ورود یا خروج میکند. حال دستگاه حضور و غیاب آنلاین فرد را در نزدیکی خود حس کرد(از طریق بلوتوث، وای فای و موقعیت) آنگاه ورود یا خروج فرد را ثبت می کند.
مزایای دستگاه حضور و غیاب آنلاین
- هزینه بسیار کمتر به نسبت سایر سیستم ها
- عدم نیاز به لمس یا قرارگیری در مکانی روبروی دستگاه
- مناسب اماکن کوچک و متوسط
- امکان گزارش گیری سریع و اتصال به نرم افزار حقوق و دستمزد
- ارسال درخواست مرخصی از طریق اپلیکیشن نصب شده در گوشی کارمندان
معایب:
- عدم بلوغ کامل سیستم آنلاین حضور و غیاب
- عدم کاربرد برای کارکنانی که گوشی هوشمند ندارند
بهترین برند های تولید کننده حضور و غیاب
کشورهای زیادی در تولید سیستم های تشخیص هویتی دستی بر آتش دارند. اما ما می خواهیم معتبرترین شان را در ایران معرفی کنیم. شرکت ZKT چین یکی از بزرگترین تولید کنندگان سیستم های حضور و غیاب و همچنین اکسس کنترل است که چندین شرکت نمایندگی یا وارد کننده محصولات این برند به ایران هستند.
از معتبرترین شرکتهای وارد کننده که محصولاتشان را با پشتیبانی و گارانتی مناسب عرضه می کنند می توان به شرکت تایگر، سیماران و بعد پنجم اشاره کرد که هر یک محصولات ZKT را با نامی که خودشان بر می گزینن به بازار عرضه می کنند.
در این بین چند شرکت داخلی نیز وجود دارند که خودشان دستگاه حضور و غیاب را تولید کرده و عرضه میکنند. معتبرین تولید کننده ایرانی در این بخش شرکت علم و صنعت است که با پشتیبانی مناسب و طولانی مدت توانسته نظر بسیاری از شرکتهای بزرگ و دولتی را نیز به خود جلب نماید.
قیمت دستگاه های حضور و غیاب
همانطور که در بخش معرفی دستگاهها بیان شد، ارزان ترین سیستم های حضور و غیاب مدل های آنلاین است که به واسطه تلفن همراه هوشمند پرسنل عمل میکند و گرانترین این سیستم ها مربوط به شناسایی پرسنل از طریق تشخیص چهره می باشد.
در این بین مدلهای کارت خوان، اثر انگشتی را می توان در رده میان قیمت های بازار دانست که به واسطه سنسور تشخیص اثر انگشت قادر است به سرعت فرد را شناسایی کند.
دستگاه حضور و غیاب آفلاین یا آنلاین
در دستگاه های اثر انگشتی و تشخیص چهره نیز دو مدل سیستم حضور غیاب وجود دارد که یک مدل از آنها، صرفا اطلاعات ورود و خروج را داخل خودش ذخیره کرده و مسئول شرکت می بایست جهت خروجی گرفتن از دستگاه به آن مراجعه کرده و بازه زمانی را از منو انتخاب کند و بر روی فلش خروجی بگیرد. این نوع دستگاه ها در حال حاضر به دلیل عدم استقبال عرضه کمی دارند.
مدل دوم مدل سیستم آنلاین است که دستگاه های حضور و غیاب به واسطه کابل شبکه یا وای فای مستقیما به کامپیوتر حسابداری متصل می شوند و در هر لحظه می توان از اطلاعات دستگاه خروجی گرفت. اکثر سیستم های حضور غیاب کنونی از این ارتباط بهره می برند.